Comment effectuer une inspection de site comme un pro

Lorsqu'un planificateur de réunion, d'événement ou de conférence professionnel va évaluer la pertinence d'un lieu pour un client, c'est ce qu'on appelle une inspection du site. Il y a trois domaines de base à considérer :

Apparence et accessibilité de l'emplacement 

Service et qualité de la restauration 

Équipements et caractéristiques spéciales.

Sans aucun doute, le choix d'un lieu pour votre affaire est l'aspect le plus important du processus de planification de l'événement. Pas de lieu, pas d'événement. Choisir le cadre approprié pour votre organisation est d'une importance primordiale. Si vous vous trouvez dans une position où vous n'êtes pas en mesure d'avoir un planificateur professionnel effectuer une inspection de lieu pour vous, les listes de contrôle suivantes devraient vous lancer.

Aspect et accessibilité (extérieur)

Lorsque vous approchez d'abord du bâtiment, la façade est-elle bien entretenue et agréable à l'œil nu? Y a-t-il quelqu'un disponible pour vous accueillir à la porte et vous diriger là où vous devez aller? 

L'emplacement est-il centré et à peu près équidistant des zones d'où vos invités voyageront? 

Le stationnement est-il disponible pour tous vos invités? Si ce n'est pas le cas, y a-t-il une solution de stationnement à l'extérieur de l'établissement?

Aspect et accessibilité (intérieur)

Lorsque vous vous déplacez à l'intérieur, quelle est votre impression de l'intérieur de l'installation? Fond d'écran et peinture bien entretenu? Tapis et planchers propres? 

Y a-t-il des tables et des chaises qui se trouvent par rapport aux fonctions précédentes? À tout le moins, les tables et les chaises devraient empilées soigneusement et à l'écart. 

À quelle distance se trouve la salle où se tiendra l'événement à partir de l'entrée? 

La chambre elle-même sera-t-elle assez spacieuse pour accueillir tous vos invités et aura-t-elle encore de la place pour au moins dix autres si votre compte augmente de façon inattendue? 

La pièce dispose-t-elle d'un système de son intégré (le cas échéant)? L'installation dispose-t-elle d'équipements audiovisuels internes ou aurez-vous besoin d'équipement d'une agence de location? 

La chambre est-elle propre et en bon état? Fond d'écran et tapis bien entretenus? Des fissures, des taches ou des larmes visibles ? 

La chambre est bien éclairée ? Si vous avez besoin d'assombrir la pièce pour une présentation, assurez-vous que les lumières sont réglables. 

Y a-t-il de la place pour une table d'enregistrement ou d'affichage, le cas échéant?

Service et restauration

Quelle entrée les serveurs utilisent-ils pour venir installer la nourriture? Assurez-vous de préciser que les tables de restauration seront placées dans une position où les serveurs et les invités seront en mesure d'avoir accès, mais aussi dans une position où le personnel d'attente n'aura pas à passer devant votre orateur s'ils ont besoin de mettre en place au cours de votre programme. (Si vous n'avez pas de présentation d'orateur, c'est, bien sûr, un point discutable.) Le directeur de l'établissement peut vous aider à prendre une décision. 

Dans quelle mesure le personnel a-t-il été réceptif à votre demande de voir l'installation? Étaient-ils agréables et courtois? Le directeur de l'établissement vous a-t-il accueilli avec une poignée de main et un sourire à votre arrivée sur les lieux? 

Parfois, les salles de restauration ou de banquet ont un restaurant attenant. C'est l'occasion idéale de goûter à la cuisine de l'établissement. Observez l'attitude du personnel d'attente envers ses clients. Sont-ils agréables et attentifs? Leurs uniformes sont-ils soigneusement pressés ? Combien de fois reviennent-ils pour vérifier sur votre table? Il s'agit d'un indicateur assez fiable du service que vous recevrez le jour de votre événement. 

Si l'établissement n'a pas de restaurant attenant, vous êtes parfaitement dans votre droit de demander une dégustation d'échantillons. La plupart des gestionnaires d'installation devraient être heureux d'obliger.

Équipements et caractéristiques spéciales

Les commodités peuvent inclure n'importe quel nombre d'articles tels qu'un système de son construit dans, dans l'équipement audiovisuel de maison, le stationnement de valet, les arrangements floraux complémentaires, un théâtre de dîner de mystère ou n'importe quel avantage spécial qui distingue ce lieu des autres. Il peut être utile pour vous de faire une liste de ces fonctionnalités, de sorte que vous pouvez comparer les différents sites que vous avez inspectés. Aucune installation n'est parfaite. Si vous regardez assez dur, vous êtes lié pour trouver quelques petits défauts dans le service ou dans l'entretien du bâtiment. Utilisez les listes de contrôle suivantes comme guide pour évaluer l'installation dans son ensemble. Ne vous laissez pas aller à la recherche de toutes les déchirures! Vous seul pouvez décider quel type de lieu convient à votre événement. Si vous avez la chance de trouver un lieu qui répond à toutes vos exigences et s'inscrit dans votre budget, vous avez frappé la mine d'or! Cependant, cela n'est pas toujours le cas et une certaine forme de compromis peut être nécessaire. Par exemple, vous pouvez choisir un lieu plutôt qu'un autre parce qu'il est plus commodément situé pour vos invités, bien que vous ayez pu sentir que l'autre site était plus élégant. Vous seul pouvez déterminer quels facteurs entreront en jeu lors de la prise de votre décision finale.
Rappelez-vous les bases. Ce qui suit ne doit jamais être compromis :

1. Propreté et entretien adéquat de l'installation tant à l'intérieur qu'à l'extérieur. 
2. Commodité et accessibilité de l'emplacement. 
3. Service attentif et courtois. 
4. Qualité et présentation de la restauration.

Andrea Pellettiere a plus de dix ans d'expérience dans l'industrie de l'événementiel et de l'hôtellerie. Elle est propriétaire d'une petite entreprise et fondatrice d'Eleganza Meetings, Events and Conferences Inc., une agence de services complets qui fournit une mine de ressources de planification de réunions, d'événements et de conférences.